Lösungen / AI Mailbox Assistent
KI-Assistent für Outlook.Schluss mit Suchen im Postfach.
Der AI Mailbox Assistent von LOUMAX ist ein KI-Assistent für Outlook, der zu jeder eingehenden E-Mail einen Antwortentwurf mit Quellen erstellt. Er nutzt dafür Ihre bisherige Korrespondenz und Ihre Fachdokumente. Ihr Team prüft und sendet.
Guten Tag, wann können Sie die restlichen 40 Stück liefern? Sie hatten uns im März KW 12 genannt.
Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Die restlichen 40 Stück liefern wir wie zugesagt in KW 12 …
So sieht es im Alltag aus. Kundenmail rein, Entwurf mit Quellen raus. In 90 Sekunden.
Die besten Antworten stecken schon in Ihrem Postfach. Nur findet sie niemand schnell.
Zeit
Suchen und Formulieren kosten jeden Tag Stunden, die im Kerngeschäft fehlen.
Qualität
Antworten fallen je nach Person unterschiedlich aus. Technische Angaben müssen jedes Mal neu geprüft werden.
Wissen
Was einmal zugesagt wurde, hängt an Einzelnen und geht bei Urlaub oder Wechsel verloren.
So beantwortet der KI-Assistent Ihre E-Mails in Outlook.
Drei Schritte, am Ende steht eine Antwort, die Ihr Team nur noch prüft.
E-Mail kommt an
Der Assistent liest sie mit allen Anhängen, ordnet sie ein und erkennt die Dringlichkeit.
Kontext finden
Er sucht in den gesendeten Mails Ihres Teams und in Ihren Fachdokumenten nach den passenden Angaben.
Entwurf in Outlook
Der Entwurf liegt im Verlauf der Mail, mit Quellen und der Kategorie „Entwurf bereit“.
Antwortentwürfe in Outlook. Wissenssuche in Teams.
Antwortentwürfe
Postfach-Wissen
Ihr Team fragt per Chat in Teams, der Assistent antwortet mit Quelle und Link zur Original-Mail.
AI Mailbox Assistent oder Microsoft Copilot?
Seit 2026 entwirft Copilot auch in geteilten Postfächern Antworten, sobald jemand ihn in einer Mail aufruft. Der AI Mailbox Assistent arbeitet dagegen automatisch für das ganze Team, nach Ihren Regeln und mit gemessener Wirkung. Beides lässt sich kombinieren.
Warum nicht einfach ein Tool?
Eine Automatisierung von der Stange sortiert Mails. Wir sorgen dafür, dass Ihr Team schneller und besser antwortet, und messen das.
In Ihrer Umgebung
Der Assistent läuft in Ihrem eigenen Microsoft-Konto. Ihre Mails liegen nicht bei einem weiteren Software-Anbieter.
An Ihren Prozess angepasst
Kategorien, Regeln und Vorlagen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihrem Team. Erst der Prozess, dann die KI.
Wirkung gemessen
Nach 30 Tagen sehen Sie schwarz auf weiß, wie viel Zeit Ihr Team spart.
KI im Postfach und Datenschutz: Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Der Assistent wird in Ihrer eigenen Umgebung installiert. Wir betreuen ihn über einen eingeschränkten Zugang, den Sie jederzeit widerrufen können.
In sechs Wochen arbeitet Ihr Team damit.
Aufnahme
Kickoff, Analyse des Postfachs, Freigaben durch Ihre IT
Entwicklung
Anbindung, Mailhistorie und Dokumente einlesen, erste Entwürfe
Test
Pilotbetrieb mit 2 bis 3 Key Usern, Feinabstimmung
Go-live
Start für das ganze Team, Schulung, Übergabe
Nach 30 Tagen erhalten Sie einen Wirkungsbericht: Bearbeitungszeit, übernommene Entwürfe, Trefferquote.
Passt
Passt nicht
Annahme: rund 7.500 Anfragen im Jahr, je 16 Minuten schneller beantwortet. Beispielwerte zur Orientierung, keine Leistungszusage.
Festpreis statt Tagessätze.
Abhängig von Anzahl der Postfächer und Anbindungen. Enthalten: beide Module, Schulung, Wirkungsbericht.
Monitoring, Updates und Fehlerbehebung. Cloudkosten fallen direkt in Ihrem Konto an.
Keine Tagessätze, keine Nachberechnung. Ihren verbindlichen Preis erhalten Sie zwei Werktage nach dem Erstgespräch.
Kurz beantwortet.
Was ist der AI Mailbox Assistent?
Ein KI-Assistent für Outlook von LOUMAX, der zu jeder eingehenden E-Mail einen Antwortentwurf mit Quellen erstellt. Er stützt sich auf die gesendeten Mails Ihres Teams und Ihre Fachdokumente und läuft in Ihrer eigenen Umgebung.
Wovon hängt der Preis ab?
Von der Anzahl der Postfächer, gewünschten Anbindungen an ERP oder CRM und dem Zeitraum der Mailhistorie. Die Cloudkosten für KI-Modell und Suche fallen direkt in Ihrem Konto an und hängen vom E-Mail-Volumen ab. Den verbindlichen Festpreis erhalten Sie zwei Werktage nach dem Erstgespräch.
Was ist der Unterschied zu Microsoft Copilot?
Copilot entwirft Antworten, wenn jemand ihn in einer Mail aufruft, seit 2026 auch in geteilten Postfächern. Der AI Mailbox Assistent bereitet automatisch für jede Mail einen Entwurf vor, ordnet ein, leitet weiter und misst die Wirkung. Wer Copilot nutzt, kann beides kombinieren.
Funktioniert das mit unserem Outlook?
Ja, mit Outlook und Exchange in Microsoft 365, im Desktop, im Browser und auf dem Smartphone.
Was passiert mit unseren E-Mails?
Sie bleiben in Ihrem eigenen Konto. Der Assistent verarbeitet nur die freigegebenen Postfächer, in der EU.
Werden E-Mails automatisch verschickt?
Nein. Der Assistent legt Entwürfe an. Ihr Team entscheidet, was rausgeht.
Was ist, wenn ein Entwurf falsch ist?
Jeder Entwurf zeigt seine Quellen, so ist er schnell geprüft. Rückmeldungen fließen in die Feinabstimmung ein.
Muss unsere IT viel tun?
Nein. Sie erteilt vorab einige Freigaben nach einer Checkliste. Die Installation läuft per Vorlage.
Brauchen wir vorher einen AI Value Scan?
Nein. Ob der Assistent passt, klären wir im Erstgespräch.
Wie viele Mails beantwortet Ihr Team heute von Hand?
In 30 Minuten klären wir, ob der AI Mailbox Assistent zu Ihren Postfächern passt.
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